La migrazione della documentazione tecnica verso un nuovo software o un sistema di gestione dei contenuti componentizzati (CCMS) non è un compito semplice. Comporta molti passaggi, diversi linguaggi di programmazione, lavoro manuale e pazienza. Spesso dovrai rifare alcune parti della migrazione quando sei solo a metà strada.
Le migrazioni richiedono pianificazione e gestione del progetto. Pensa a domande come:
Cosa dovremmo migrare per primo?
Come possiamo combinare la migrazione con il nostro lavoro quotidiano?
Quanto lavoro di revisione vogliamo fare rispetto a quanto vogliamo riscrivere?
Quanto lavoro dovremmo fare internamente? Quanto lavoro dovremmo esternalizzare?
Sorgeranno problemi inaspettati, ad esempio con le immagini o gli hyperlink interni.
L’AI generativa, come i popolari Large Language Models (LLM), non può aiutarti molto: i modelli stocastici non sono sufficientemente affidabili e produrranno allucinazioni e/o output senza senso. Ciò di cui hai bisogno sono regole, non inferenze.
Finché il tuo contenuto è strutturato, l’AI non è necessaria: i linguaggi di programmazione tradizionali come Java, .Net o Python sono più adatti. Se stai migrando tra schemi XML (ad esempio, da DocBook a DITA), allora XSLT è una buona scelta.
Word è spesso un caso speciale: sebbene i documenti Word siano, di fatto, documenti XML, le conversioni tramite XSLT possono essere difficili. Sono disponibili sul mercato applicazioni per la conversione da Word a XML.
I contenuti non strutturati, come i PDF o i documenti Word senza stili, non possono essere migrati in modo diretto. Questo processo può essere automatizzato grazie alla computer vision (un’altra forma di “AI”). Per maggiori informazioni, consulta Estrazione di contenuti strutturati da vecchi documenti.
Avvia una migrazione pilota con un numero significativo di documenti. È importante stimare il più precisamente possibile la quantità di lavoro preparatorio e di revisione.
Dopo alcuni tentativi ed errori, potresti scoprire che devi preparare e pulire i tuoi documenti per la migrazione. Questo lavoro preparatorio può essere automatizzato, e come? I linguaggi specifici per applicazioni possono essere d’aiuto, ad esempio Visual Basic for Applications (VBA) in Word o ExtendScript/JavaScript in FrameMaker.